フレキシブルな業務環境づくりを目指し、誰もが使えるコミュニケーションツールを採用
多くの個人情報を強固なセキュリティのもとで管理する教育機関。大東文化学園においても、あらゆる教職員が閉じたイントラネットの中で校務にあたってきた。しかしながら、教育現場のオープン化や業務の多様化などにより、フレキシブルな業務対応が求められるようになったことから、さまざまなITツールの導入を検討することとなった。その中から、セキュリティを担保しながらも、いつでもどこからでもコミュニケーションがとれるツールとして「LINE WORKS」を導入した。
総務部総務課でコンプライアンスや経営的課題を担当し、校務等の環境整備にも取り組んでいる小笹氏は、「閉じたイントラネットだけではアクティブに活動することが難しいという状況下で、仮想デスクトップ環境やクラウドなどの検討・導入が進み、コミュニケーションツールについても自然と検討対象になっていきました。その中でLINE WORKSは、圧倒的なシェアを占める『LINE』のビジネス版ということもあって使用感が似ており、若年層はもちろん、誰もが操作方法に慣れていたため、特別な研修が不要だったことが決め手になりました」と導入経緯について語る。
導入後は想定通り、特別な研修などを行うことなく誰もがスムーズに使用するようになった。当初は若干慣れない職員もいたものの、小笹氏らがこまめな発信を行い、利用頻度が上がるよう工夫を凝らしたことで、自然とコミュニケーションツールとして馴染んでいったという。具体的には、大学の学年暦をカレンダーに入れたり、業務でのグループにおいて活用を推奨したりするなど、「LINE WORKSに目を通す習慣」をつけてもらうためのアクションを積極的に起こしていった。
（右）カレンダー：自身の予定のほか、共有予定なども登録されている。月、週、1日のパターンで表示が可能
「大東文化大学は、東京都板橋区と埼玉県東松山市に2つのキャンパスが所在し、特に東松山キャンパスは敷地が広いこともあり、コロナ禍以前からコミュニケーションにおいて距離的な制約がありました。校舎には内線なども備えていましたが、例えば教室で何かトラブルが発生しても、すぐに教務事務室と連絡がとりにくいなどの問題が発生していたのです。しかしLINE WORKSの導入により、それらの問題が解消され、あらゆるコミュニケーションにおいてスピーディなやり取りができるようになりました」（小笹氏）
小笹氏によると、改めて導入効果を感じたのはコロナ禍による出勤制限時の連絡・情報共有のシーンだった。緊急事態宣言が発令され、制度を整えるまでもなく急な在宅勤務を余儀なくされた際には、業務の報連相だけでなく、勤怠管理をLINE WORKSで実施するなど、校務を継続することができた。また、在宅中の学生のサポートについても、コールセンターの応対だけで解決できないことは教職員が直接LINE WORKSで対応することができた。
現在は感染拡大防止対策を講じた上で、教職員・学生がキャンパスに戻り、以前と同様の対面授業・業務が行われつつあるが、LINE WORKSの活用が進んだことにより、コミュニケーションを含めた働き方には大きな変化が現れたという。
「コロナ禍を機に、勤怠管理や出勤者・在宅者の情報共有にLINE WORKSの活用を推奨しています。また、2023年には大学が100周年を迎えるにあたって、さまざまな周年事業が予定されており、プロジェクトチームのコミュニケーションにもLINE WORKSを活用しています。
このように、LINE WORKSが業務におけるコミュニケーションのプラットフォームとして浸透してきたことで、フレキシブルに『いつでもどこでも働ける環境』が整い、教職員の意識や働き方も大きく変わってきたように感じます」（小笹氏）
