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教育現場でのICT活用事例紹介(大学・専門学校)(PR)

誰もが使いやすいツールで大学DXを推進! 時間や場所を超え、教職員の働き方改革を実現するポイントとは

大東文化学園における校務効率化などの「LINE WORKS」導入事例

コミュニケーションだけにとどまらず「働き方」も変えていく──常時業務だけでなく、部門を越えたプロジェクトチームでも活用!

 では、LINE WORKSを活用したコミュニケーションは、実際どのように行われているのだろうか。2023年の大学100周年に向けて、2021年4月に設立された100周年記念事業推進室の設楽幸子氏は次のように語る。

 「現在、20前後のプロジェクトが立ち上がっており、これからさらにプロジェクトは増える予定です。多数の教職員が関わっており、LINE WORKSはいずれのチームにとっても重要なコミュニケーションツールになっています」(設楽氏)

学校法人大東文化学園 100周年記念事業推進室 設楽幸子氏
学校法人大東文化学園 100周年記念事業推進室 設楽幸子氏

 100周年記念事業が開始される以前から導入されていたLINE WORKSは、プロジェクトの立ち上げにあたり、チーム内コミュニケーションツールとして使用されていた。40kmほど離れた2つのキャンパス、および在宅勤務メンバーなど、場所が離れていても時間や場所にとらわれることなく情報共有を行っている。また、過去のやり取りの履歴などが閲覧可能なため、途中からプロジェクトに参加したメンバーも、それまでの経緯を知ることができ、情報のキャッチアップが容易になった。データなどを保管するフォルダ機能や、トークが流れてしまわないように書き留めることのできるノート機能なども積極的に活用され、データや資料などを格納・蓄積している。

 「以前は、会議室を押さえてキャンパス間を遠隔システムで結んだり、片方のキャンパスのメンバーが移動に1時間半をかけて合流したり、スケジュール調整を含め、打ち合わせにかなりの労力がかかっていたんです。

 LINE WORKS導入後は、トークルームやビデオ通話などで気軽に打ち合わせができることになり、わざわざ会議の場をセッティングする必要がなくなりました。複数名でのコミュニケーションに最適なのはもちろん、掲示板機能で一斉通知もできるので、多人数に対する情報の共有が行いやすくなったことも、大きなメリットだと感じています」(設楽氏)

(左・中)具体的な開示版の内容:画像を使用することも可能で、お知らせや報告などさまざまな用途で活用(右)掲示板:お知らせや議事録など掲示板を活用してメンバーへ周知
(左・中)具体的な開示版の内容:画像を使用することも可能で、お知らせや報告などさまざまな用途で活用
(右)掲示板:お知らせや議事録など掲示板を活用してメンバーへ周知

 その結果、チーム内でのコミュニケーションが行いやすくなっただけでなく、1対多人数、多人数対多人数の情報共有が容易にできるようになり、それぞれのチームの進捗や状況が「見える化」され、チーム間での連携・協働も進んだという。

 さらに100周年記念プロジェクト内だけでなく、平時の業務においてもLINE WORKSの活用は浸透している。2児の母でもある設楽氏は、週に1~2回ほどの在宅勤務を行っており、LINE WORKSについて「なくてはならない存在」と語る。

 「通勤に1時間半かかることもあり、在宅勤務ができる点は子育てと仕事を両立させる上で本当に助かっています。LINE WORKSについては、テキストでのコミュニケーションはもちろん、ビデオ通話を使って毎日の朝会を行ったり、資料の読み合わせを行ったり、常時接続してさまざまな使い方をしています。メールよりも手軽に連絡ができ、既読機能で相手の状況もわかりますし、1日何往復もやり取りしています。業務に必須な情報のやり取りだけでなく、ちょっとした相談や問い合わせも気軽にできるのがいいですね」(設楽氏)

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LINEに慣れた学生や卒業生にとっても情報取得がスムーズに! 効率的なサポートが実現

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この記事の著者

伊藤 真美(イトウ マミ)

エディター&ライター。児童書、雑誌や書籍、企業出版物、PRやプロモーションツールの制作などを経て独立。ライティング、コンテンツディレクションの他、広報PR・マーケティングのプランニングも行なう。

※プロフィールは、執筆時点、または直近の記事の寄稿時点での内容です


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