「国際卓越研究大学」認定に向けて、教員の事務負担の軽減を目指すDX
2023年、九州大学は大学職員の業務を効率化する「業務DX推進部門」を立ち上げた。その設立の背景には「研究力向上のためには、教員が教育・研究に専念できる環境を確保しなければならない」という共通認識があった。
同学は「国際卓越研究大学」の認定を目指している。これは、文部科学省が国際的に卓越した研究の展開と、経済社会に変化をもたらす研究成果の活用が相当程度見込まれる大学を認定し、研究費の助成を行う制度だ。認定には審査があり、高い研究力が求められる。
ところが、同学の教員からは「教育・研究に十分な時間が割けない」などの声が上がっていた。そこで、2022年にアンケートを実施し、研究時間確保を妨げている要因を探った。
その結果、「研究費の申請などの手続き、つまり事務作業の部分で時間をとられている」ことが判明した。実際に事務側には「一度送った情報を何度も提出させられて負担だ」といった教員からの声も届いていたという。
そうした状況を踏まえ、事務業務をDXし、データがきちんと蓄積・共有されていくことが「教員の負担軽減」の第一歩になると考えた。
また、同学では全国でも初めての「学府・研究院」制度を設けており、教員は研究院に所属している。事務から教員に何か依頼したい場合は、その研究院を担当している部局事務部を通すことになる。部局事務部と事務局のやり取りをシンプルにすることで、結果的に教員の事務負担を減らせると想定した。
そこで、同学は2023年に業務DX推進部門を設立。さらに挙手制で職員を集め、「業務DX推進プロジェクト」をスタートした。現在、情報システム部情報企画課の菅野貴公（かんの たかまさ）氏はそのプロジェクトにおけるひとつのユニットのリーダーを務めている。
「本学には『データ駆動イノベーション推進本部』（教育の質向上のためのDXを行う組織）があり、この中の部門のひとつとして、業務DX推進部門が誕生しました。情報システム部と、総務部総務課の部課長を中心とした組織です。その後、初年度は学内公募を行い、68名の職員がプロジェクトメンバーとして参画しました」（菅野氏）