大学における各種証明書の発行など支払いをともなう申請、オンライン対応は17.3％に留まる【ディスコ調査】

　ディスコは、全国の大学・短期大学の教職員133名を対象に実施した、大学職員のテレワーク実施状況や窓口業務の状況など学生業務に関するアンケート調査の結果を、「大学職員に尋ねた学内業務のDXに関するアンケート調査結果レポート」として9月7日に発表した。同調査は、5月11日～6月30日の期間に行われている。

　調査結果のうち、2020年度のテレワーク実施率を見ると、テレワークを実施した層は72.2％、しなかった層は27.8％となっている。実施した中では「10％未満」が48.1％を占め最も高い。

　今後（2021年度）のテレワーク展望について、「2021年度テレワークを実施する予定」と回答したのは全体の46.6％で、「実施しない予定／不明・分からない」は53.4％となっている。「2021年テレワークを実施する想定である」の比率は「2020年度テレワークを実施した」比率と比べるとおよそ半減する結果となった。

　2020年度にテレワークを行いにくかった原因としては、「成績など個人情報の中でも重要な部分に関わる業務は、自宅のパソコン環境ではセキュリティが不十分であったと思われたため」「出勤してすべき仕事とテレワークで可能な仕事の分類ができていなかった点」といった回答が寄せられた。

　テレワークになってよかった点としては、「資格試験の申込を窓口からWebに切り替えたことにより、入力業務が減った」「情報を切り取って持ち帰るなどの準備が必要なため、業務に対する理解・整理が進んだ」「本学では、VPN・仮想デスクトップなどを活用すれば通常勤務とほぼ同等の業務が可能ではあることがわかった点はよかった」といった回答が寄せられている。

　一方、テレワークになってよくなかった点としては、「職員同士の連携が難しくなった」「電話受付・対面が適している業務はテレワークでは対応が困難であった」「学生対応の環境が整備しきれていなかったことで学生サービスの低下を招いた可能性がある点」といった回答が寄せられた。

　対面で行っていた業務のオンライン代替手段導入有無としては「導入している／導入する予定」が89.5％を占める。どのような手段で代替しているか（代替予定か）については、「メール問い合わせ窓口」が76.5％で最も高い。次いで「オンライン面談（相談）」が58.8％となっている。

　現在の授業での出欠の取り方は、「オンライン」が80.5％で最も高く、「紙の出席カード記入」が65.4％で続く。エリア別に見ると、首都圏では「オンライン」が高い。

　オンライン授業が増える中での、出欠情報の取り方に関する悩み・課題・気づきとしては、「オンライン遠隔授業へのアクセス情報は把握できるが、途中で学生が視聴していなくてもわからない」「オンライン授業で出欠管理をできる教員とできない教員の差が激しい」「チャットに学籍番号、名前を授業が始まるまでに入力するようにしているが、誤記入が多く処理が大変である。不具合などで接続できないという意見をどこまで受け入れるか」といった回答が寄せられている。

　支払いを伴う申請（証明書発行申請等）に対する現在の対応方法に関しては、「学内の窓口」が72.9％、「学内の自動発行機」が59.4％となっている。学内を通じた手段が上位にあがる一方で、「インターネット申込」は17.3％に留まる。

　また、支払いを伴う申請（証明書発行申請等）時に利用可能な支払方法は、「現金」が87.2％で突出しており、次いで「銀行振込」が13.5％となっている。「ICカード決済」「コンビニ払い」「クレジットカード」など、キャッシュレス支払い手段はいずれも1割に満たない。

　支払いをともなう申請に関して、学生・保護者・卒業生などから挙げられたことのある意見や要望としては、「電子決済の希望」「お釣りがないため現金をきっちりと用意するのが大変である」「窓口や郵送だけでなく、FAXやメールで申請受付をしてほしい」といった回答が寄せられた。

　「支払いを伴う申請（証明書発行申請等）について、申込から支払いまでがオンラインで完結するサービスがあったら便利だと思うか」との問いに対しては、回答者全体の94.7％が「とても便利だと思う／便利だと思う」と回答している。