住友電工情報システムは、同社の提供する「楽々WorkflowII（らくらくワークフローツー）」を、東邦大学が導入したことを9月19日に発表した。
「楽々WorkflowII」は、企業内での申請・承認・決裁のワークフローを電子化して、業務効率化を実現する電子承認・電子決裁システム。短期間で利用を開始したい顧客から、ERPといった基幹システムと連携させてワークフローを実現したい顧客まで、幅広く利用可能な柔軟性の高さが特長となっている。
具体的には、Excelシートを使った申請フォーム生成、わかりやすいGUIでの申請フォーム編集、経路設定機能などによって、稟議書、起案、旅費・経費の精算といった本格的な申請画面を誰でも簡単に作成でき、短期間で電子申請システムの業務を始められる。
さらに豊富な経路設定機能を備えており、日本の商習慣に合った柔軟なワークフローの実現が可能。人事異動や業務・組織の変化への対応も容易であり、豊富なAPIと固有ロジック追加機能、高い性能と信頼性を通じて、既存システムと連携した大規模かつ本格的なワークフローを構築できる。
そのほか、日本語だけでなく英語、中国語、タイ語、スペイン語、韓国語、フランス語といったさまざまな言語に対応する。各種スマートフォンやタブレット端末にも対応しているので、グローバルでの利用が可能となっている。
今回、東邦大学では、意欲的な係長級メンバーを中心にしたプロジェクトチームが導入を牽引。各部門の担当者が申請書の作成などを行う市民開発を推進し、稟議書のペーパーレス化を実現することで、決裁に要する時間を従来の3分の1程度に短縮した。「楽々WorkflowII」の導入によって、年間550万円の経費が節減されるという。
「楽々WorkflowII」の選定は、「操作性の高さ」と「大組織に適した料金体系」を重視した結果であり、導入にあたっては申請書を目的ごとに分類し、項目や内容の統一によって記載ミスを大幅に削減した。あわせて権限管理にも注力し、機微情報の保護のためにクラウドストレージを用いた工夫を加えている。
「楽々WorkflowII」を導入することで、大学や大学院に加えて中高2校や3病院をもつ大規模で複雑な組織であるにも関わらず、紙の稟議書の完全ペーパーレス化を市民開発で実現した。
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