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EdTechZineオンラインセミナーは、ICTで変わりつつある教育のさまざまな課題や動向にフォーカスし、最新情報をお届けしているWebメディア「EdTechZine(エドテックジン)」が主催する読者向けイベントです。現場の最前線で活躍されているゲストの方をお招きし、日々の教育実践のヒントとなるような内容を、講演とディスカッションを通してお伝えしていきます。

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ICTのプロが解説! 本当に使える「先生のための」ICT教育のすすめ方

Google カレンダーを校務で使ってみよう! 年間行事予定の共有や面談の予約を効率化

ICTのプロが解説! 本当に使える「先生のための」ICT教育のすすめ方 ~Google for Education 校務DX編~ 第16回

 本連載では、Google 認定パートナーである株式会社ストリートスマートが、これまで全国の自治体や学校に対しICT教育の推進を支援させていただく中で培った、知見やノウハウをお届けします。第16回は「Google カレンダー」の応用的な使い方についてご紹介します。「新しいカレンダー」や「予約スケジュール」機能を活用して、学校内の情報共有をさらに効率化し、保護者面談の日程調整を省力化しましょう!

「新しいカレンダー」を作成し、自身のカレンダーと使い分ける!

 学校では、年間行事予定や部活動の練習計画、学習の進捗管理など、複数の予定を管理する必要があります。

 これら複数の予定表を印刷し、職員室のデスクマットに挟んで管理している先生も多くいらっしゃるのではないでしょうか。しかし、常に職員室にいるわけではありません。授業、部活動、会議などで学校内を移動する先生にとっては、いつでもどこでも手元の端末からスケジュールが確認できると、もっと便利になるはずです。

 Google カレンダーでは自身の予定を管理する「(自分の名前)カレンダー」(以下、「自身のカレンダー」)のほかに、用途に応じて複数のカレンダーを作成できます。Google カレンダーというアプリケーション(=デスクマット)内に、複数のカレンダー(=複数の予定表)が存在する、というイメージです。

 それではさっそく「新しいカレンダー」を作成して目的に応じてカレンダーを使い分け、スケジュールをシンプルに一元管理しましょう!

「新しいカレンダー」の作成・利用ステップ
「新しいカレンダー」の作成・利用ステップ

「年間行事予定カレンダー」を作成しよう

Step1:新しいカレンダーを作成する

 学校の「年間行事予定」は1年を通して何度も確認する重要なもの。とは言え、直接自分に関係のない予定も含まれますよね。このような場合に、Google カレンダーの「新しいカレンダー」が役立ちます。追加変更が付きものである年間行事予定は、簡単に修正、周知できるデジタルツールとの相性は抜群です! 情報共有の一環として管理職や各部署の主任の先生が「年間行事予定カレンダー」を作成し、学校全体へ共有するとスムーズです。

操作方法

  1. 「他のカレンダー」の横の「+」から「新しいカレンダーを作成」をクリック
  2. カレンダーの名前を入力(説明の入力は任意)
  3. 「カレンダーを作成」をクリック
「新しいカレンダー」の作成方法
「新しいカレンダー」の作成方法

Step2:作成したカレンダーを共有する

 作成したカレンダーの共有設定をしていきます。「設定(歯車マーク)」の「マイカレンダーの設定」から、作成した「年間行事予定カレンダー」を選択します。

「新しいカレンダー」の設定画面
「新しいカレンダー」の設定画面

 「特定のユーザーまたはグループと共有する」から「+ ユーザーやグループを追加」をクリックし、共有したい先生の名前かメールアドレスを入力します。続いて付与したい権限を選択します。

「新しいカレンダー」の共有
「新しいカレンダー」の共有

 アクセス権限は以下の表の通りです。

Google カレンダーのアクセス権限
Google カレンダーのアクセス権限

 予定を入力しない先生の権限は「予定の表示(すべての予定の詳細)」に、予定を入力する先生は「予定の変更」に設定しておきましょう。

 また学校の教職員全体で共有したい場合は、事前に教職員の「Google グループ[※]」を作っておくと便利です。Google グループのメンバーに教職員のアカウントを事前に追加しておけば、1つのグループアドレスに共有するだけで、簡単に全体共有することができます。

 子どもたちに共有したい場合も同様に、子どもたち全員のアカウントが登録された Google グループを作成し、「予定の表示(すべての予定の詳細)」権限で共有しましょう。

[※]Google グループでは、1つのメールアドレスに複数のユーザーアカウントをひも付けたグループを作成することができ、資料の一括共有やメールの一斉配信が簡単に行えます。

 カレンダーを共有した相手には、メールで通知が届きます。メールから「このカレンダーを追加」をクリックすると、「年間行事予定カレンダー」が Google カレンダーに追加され、予定を入力したり、閲覧したりできるようになります。

【権限を付与された相手の画面】Google カレンダーに「新しいカレンダー」を追加する
【権限を付与された相手の画面】Google カレンダーに「新しいカレンダー」を追加する

Step3:作成したカレンダーに予定を入れる

 「新しいカレンダー」が追加されると、予定を登録するカレンダーが選択できるようになります。

作成したカレンダーに予定を入れる
作成したカレンダーに予定を入れる

 作成したカレンダーは画面左側のマイカレンダーに追加されます(管理権限以外で共有された先生は「他のカレンダー」に追加されます)。チェックボックスで簡単に表示・非表示を切り替えられます。

作成したカレンダーの予定を自身のカレンダーと一緒に表示させることができる
作成したカレンダーの予定を自身のカレンダーと一緒に表示させることができる

 また年間行事予定のカレンダーを「月」表示(ショーカットキー「M」)にすると、月間予定に早変わり! 予定を一覧できるので、月間計画を立てる際に重宝します。

月表示にすれば、月間予定として一覧で確認できる
月表示にすれば、月間予定として一覧で確認できる

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「新しいカレンダー」の活用事例

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この記事の著者

株式会社ストリートスマート(カブシキガイシャ ストリートスマート)

 「テクノロジーと『人』をつなげる」をミッションに、企業のDX推進や教育機関のICT化をサポートしています。2014年に Google トレーニングパートナーに認定され、現在は Education 分野と、Work Transformation(働き方変革)分野の2つの Specialization...

※プロフィールは、執筆時点、または直近の記事の寄稿時点での内容です


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