明治大学、住友電工情報システムの「楽々WorkflowII」導入で起案書のペーパーレス化と他システムとの連携を実現

　住友電工情報システムは、明治大学が、同社の提供する電子承認・電子決裁システム「楽々WorkflowII（らくらくワークフローツー）」を導入したことを8月5日に発表した。

　明治大学はこれまで、約1500種類の紙の申請書が存在していた。とりわけ、起案書は複雑な承認経路があり、多くの添付資料とともに回付されることから、大きな業務負担と紙の消費が課題となっていたという。

　今回の「楽々WorkflowII」導入は、こういった課題を解決すべく実施された。選定時は、幅広いシステムとの連携が容易であること、特にWebAPIを活用したシステム連携の可能性を重視していた。その結果、候補製品の中でもっとも多くのWebAPIリストを提示した同製品が、起案書のペーパーレス化を起点として学内全体にデジタル化の効果を広げられる最適な製品として選定された。

　明治大学では、「楽々WorkflowII」の導入によって、起案書のペーパーレス化が進んで承認業務が大幅に効率化された。承認経路の管理や関連資料の確認も容易になるとともに、業務負担が軽減されている。現在では、約90部署・約5000名が同製品を利用しているほか、文書管理システムおよび会計システムと連携することで、経理業務のデジタル化も進んで改正電子帳簿保存法への対応も強化された。

　同学内で起案書業務に関わる職員約100名を対象に実施したアンケートでは、約8割が「起案業務をシステム化してよかった」と答えている。

　「楽々WorkflowII」は、組織内での申請・承認・決裁のワークフローを電子化し、業務効率化を実現する電子承認・電子決裁システム。紙で受領する取引関係書類の保存を対象としたJIIMA認証「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」と、電子取引のJIIMA認証「電子取引ソフト法的要件認証」を取得している。そのため、注文書、領収書、請求書などの各種取引情報について、紙と電子データどちらでも電子帳簿保存法に対応して保存できる。