青山学院、申請書業務のペーパーレス化や問い合わせ業務削減のため「楽々WorkflowII」を導入

　住友電工情報システムは、同社が提供する電子承認・電子決裁システム「楽々WorkflowII（らくらくワークフローツー）」について、青山学院が導入したことを、12月26日に発表した。

　組織構造の複雑さに起因する、煩雑な紙の申請書の業務改善を検討していた青山学院では、「楽々WorkflowII」の導入により約4500枚／年の紙の申請書の電子化を実現。また、オプション機能の「ハイパー全文検索」を活用した検索により、事務部門への問い合わせ業務を大幅に削減した。

　青山学院は、幼稚園から高等学校・大学までの一貫教育校特有の、大規模かつ複雑な組織構造が要因となり、紙の申請書管理に多大な手間を費やしていた。その状況を打開するため、ワークフローシステムの導入を検討。複数の製品を比較した結果、価格や操作性、機能などの多角的な観点で最適な「楽々WorkflowII」を選定した。

　選定理由は、「楽々WorkflowII」がワークフローに特化しており、申請フォームや承認経路の作成を手軽に行えること。加えて、思いついたワードやあいまいな表現から添付ファイルの中身まで漏れなく高速に全文検索が可能な「ハイパー全文検索」オプションにより、事務部門への問い合わせの大幅削減を期待できることが導入の後押しとなった。

　今後は「楽々WorkflowII」と電子署名システムとの連携など、新たなシステムとの統合も視野に入れており、有効性がいっそう高まることが期待されている。