桐蔭学園がワークスアプリケーションズの「HUEワークフロー」を全学に導入、管理業務の負担を軽減

　ワークスアプリケーションズは、同社が提供するワークフローシステム「HUEワークフロー」が桐蔭学園の全学に導入されたことを、12月12日に発表した。

　桐蔭学園は従来のオンプレミス型ワークフローシステムが抱える煩雑さや属人化の課題を解消するため、システム管理者とエンドユーザー双方にとって使いやすくコストパフォーマンスに優れたSaaS型の「HUEワークフロー」へ移行した。この移行によりワークフローの作成作業が効率化され、管理業務の負担が軽減された。

　幼稚園から大学まで計約7500名が在籍する桐蔭学園では、約550名の教職員がその運営を支えている。しかし、従来のシステムでは申請フォームの作成やフローの設定が煩雑で、システム管理者に大きな負担がかかっていた。保守期限が迫る中「HUEワークフロー」のドラッグアンドドロップで簡単にフロー設定ができるシンプルな操作性、部門ごとに権限を管理できる柔軟性、さらに追加料金不要で豊富な機能が使用できるコストメリットが評価され、導入を決定した。

　「HUEワークフロー」は、Excelフォームの取り込みと入力項目の設定のみで、数十分で簡単に申請フォームを作成できる。桐蔭学園では、人事労務部門からの届け出や稟議など約70本のワークフローを、権限を委譲された現場部門が主体となって設定。特別なスキルを必要とせず、通常業務の合間を活用して約10カ月ですべて移行した。

　これによりワークフローの作成やメンテナンスが部門内で完結し、管理業務の負担が軽減された。また、稼働後もユーザーが主体的に新規ワークフローの作成を進めており、稼働開始から1カ月で5件の業務を新たにシステム化した。

　「HUEワークフロー」は使いやすさを追求し、直感的な操作が可能なワークフローシステム。紙の申請書も簡単に電子化でき、ペーパーレス化を実現する。承認データをもとにした分析用レポートのリアルタイムでの作成や、さまざまな外部システムとの連携もブラウザ上で設定できる。