［※］単に複数人で行うという意味の「共同」ではなく、共通の目的・目標のために責任や役割を分担しながら行う、というコラボレーションの意味合いから「協働編集」としています。
近年における教員の働き方の変化
文部科学省が推進する「GIGAスクール構想」で全国の学校にICT環境が整備され、先生の働き方が少しずつ変わってきました。会議資料をペーパーレス化したり「Google フォーム」でアンケートを実施したり、紙ベースの校務がどんどんデジタルに置き換わってきています。デジタルに置き換わったことによる業務の省力化は、おそらく多くの先生が実感されているはずです。では校務DXをさらに押し進めるためには、どうすればよいでしょうか？
校務DXを推進するための3つのキーワード
校務DXをさらに押し進める上でのキーワードは「時間」「場所」「チーム」の3つです。
時間
通勤中や隙間時間を有効利用して、連絡事項を確認したり、授業準備を進めたり、帰宅後に気づいたアイデアをサッとメモしたりできます。
場所
仕事の場所が職員室に限定されず、教室や準備室、出張先や自宅など、場所にとらわれない柔軟な働き方ができます。
チーム
チームでの共同作業は、約5倍もの高いパフォーマンスを生み出すという研究結果があります。チーム間でのコラボレーションの促進は、生産性を向上させます。
チームとしての生産性も向上させる「Google Workspace for Education」
「Google Workspace for Education（以下、Google Workspace）」をはじめとしたデジタルツールが、先生の働く「時間」や「場所」の制約を取り払い、柔軟で効率的な働き方を実現することは理解にたやすい一方、個々人が「時間」や「場所」を柔軟に選択していては「チーム」で業務を遂行し、高い生産性をあげるのは難しいのではないか、という意見も聞こえてきます。
Google Workspace では、各個人がこうしたデジタルの恩恵を享受しながらも、チームとして最大限のパフォーマンスを発揮できるよう、各アプリケーションにコミュニケーションを効率よく図れる機能が多く実装されています。
「文書作成」だけじゃない Google ドキュメントの可能性
Google Workspace のコミュニケーションツールと言えば「Gmail」「Google Chat」「Google Meet」などが思い浮かびます。意外かもしれませんが、文章作成ツールとしてよく利用されている「Google ドキュメント」もチームでコミュニケーションを取り合いながら、協働で業務を遂行するためのプラットフォームのような働きをします。
資料作成などドキュメントを使用する業務は、個人作業のイメージがありますが、実は多くのコミュニケーションが発生しているものです。例えば、学級通信など学校外部へ配付する資料は、主任や管理職の確認が必要です。また会議資料においては、同僚と分担して適宜相談しながら作成するなど、1人で完結する業務のほうが案外少ないかもしれません。
協働編集を軸に、コメント機能などを活用して円滑にコミュニケーションを取り合いながら業務を進め、Google Workspace のさまざまなツールを連携できる「スマートキャンバス機能」を使って情報を一元管理することで、それぞれが離れた「場所」からであっても、また異なる「時間」帯であっても「チーム」で効率的に業務を進めることができます。