大学DXの次の一手：クラウドPBX「Zoom Phone」導入事例
8月7日、ZVC JAPANは「大学DX最後の砦 ～学内外の音声基盤として、これからの電話の在り方～」と題したオンラインセミナーを開催した。本セミナーは、多くの大学でデジタル化が遅れている電話コミュニケーションをテーマとしており、国内最大規模となる関西学院のZoom Phone全学導入事例が中心に据えられた。
関西学院 情報化推進機構 DX担当 専任主管の藤澤快氏が導入事例を語り、ZVC JAPANの辻本真幸氏が製品概要と活用法を紹介。セミナーの最後には、藤澤氏とZVC JAPANの野澤さゆり氏による対談セッションが設けられ、導入上の懸念解消や、参加者からの質問に答えた。
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阪神・淡路大震災とコロナ禍の経験が後押ししたDX
関西学院は、兵庫県西宮市に本部を置く、幼稚園から大学院、インターナショナルスクールまでを擁する総合学園である。7つの拠点に約2000回線の固定電話を保有し、それぞれの拠点にPBX（構内交換機）を配備しており、本部の西宮上ケ原キャンパスでは約10年に一度の更新に1億円以上をかけていたという。
電話機は「受ける・かける」機能しかないものが大半で、1人1台の卓上電話機が配備されている状況であった。また、グループ通話では親子電話のような状況が続いており、「通話中にほかの回線を使おうとすると会話が聞こえるといった不便さも日常的に発生していた」と、藤澤氏は説明する。
このような電話システムの課題は長年にわたって認識されており、2008年には当時の理事長であった森下洋一氏の主導で刷新の検討がなされたことがある。しかし、高額なPBXの更新時期が分散しており、ちょうど1億円規模のPBXを入れ替えたばかりの拠点があったため、その時点ではいったん保留となった。
当時の問題点としては、電話機能の貧弱さ、ナンバーディスプレイ機能の不足により、折り返し電話に手間がかかることなどが挙げられていた。また、2008年以降にクラウド電話の導入を検討した際も、「光電話の番号が切り替えできないなどの制約があり、PBXとクラウドPBXを併用しなければならない課題があった」と、藤澤氏は当時の状況を伝えた。さらに、コロナ禍においては在宅勤務時に電話が使えないなどの問題も発生し、場所に縛られた運用が大きな課題として認識されていた。
電話システムの刷新は、利便性の向上だけでなく、事業継続計画（BCP）の観点からも急務であった。30年前に発生した阪神・淡路大震災では、入試対応時の受付窓口が失われ、受験生からの連絡手段が断たれるという事態に陥った。震災発生から電話復旧までには約4日間を要し、別の拠点に臨時電話回線を引いて対応を再開する形であった。「特に2月に入試を控える大学にとって、この間の連絡不通は極めて厳しい状況であった」と藤澤氏は語る。
今後、こうした災害が起きた際も、クラウド電話があれば、別の拠点からスマートフォンやパソコンを通じて既存の電話番号で継続対応が可能となり、リードタイムなしでの復旧が期待される。当時の経験から、大規模災害発生時の迅速な拠点間通話確保の必要性、そして「場所に縛られる運用は脆弱性になり得る」という教訓が強く意識されるようになった。
