ワークスモバイルジャパンは、日本大学芸術学部の学園祭を企画・運営する日芸祭本部実行委員会が、同社の提供するビジネス現場のコミュニケーションツール「LINE WORKS」を導入したことを、6月9日に発表した。
日本大学芸術学部の学園祭「日芸祭」は、総勢400名近くの学生が参加する日芸祭本部実行委員会によって企画・運営されている。従来、連絡手段としてはメーリングリストや個人のLINEアカウントが用いられていたが、組織運営のさらなる円滑化を目的に、多数の人に同時に迅速・確実な情報を伝えられるツールを探した結果、今回の「LINE WORKS」導入に至った。
日芸祭本部実行委員会では、「LINE WORKS」を導入後、全委員が所属するグループ、部署や班ごとのグループ、部署長や班長などのグループをはじめ、必要に応じて部署や班の枠を超えた小規模なグループを作って、トークでのコミュニケーションを行っている。そのほか、会議に欠席したメンバーに向けて議事録を「ノート」に投稿し、重要な伝達事項を確実に伝えることで、情報共有の速度が格段にアップしている。また、デザインデータなどはドライブに保存してトークで共有することで、メンバー全員がいつでもどこからでもアクセス可能となり、スムーズな意見交換が実現した。
さらに、アンケート機能によって部署や班ごとのミーティングの日程調整が簡単に行えるようになった。会議に参加できなかったメンバーには「ノート」に投稿した議事録を確認してもらうことで、アンケート機能を使って意見聴取が可能な仕組みを構築し、オンラインでもスムーズなコミュニケーションができるようになっている。
ほかにも、毎年の新入メンバーは表計算ソフトを活用して一括登録が可能であり、引退する学年のメンバーは事前にカテゴライズしておくことで一括削除できるため、メンバー管理の手間がかからない。また、メンバーのアプリインストール状況も確認可能なので、インストールできていないメンバーには個別にフォローを行うなど、新入メンバーへのアプリ導入も円滑に進められるという。
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