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大学や専門学校の校務ワークフローは7割近くが「紙」、エイトレッドが調査

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2020/04/23 15:35

 エイトレッドは、同社が運営するワークフロー総研が稟議申請・承認業務に携わる大学職員・専門学校職員を対象に実施した、「大学職員・専門学校職員のワークフロー」に関するアンケート調査の結果を、4月22日に発表した。

 同調査は、稟議申請・承認業務に携わる大学職員・専門学校職員を対象に、4月13日~16日の期間に行われており、234名から有効回答を得ている。

 調査対象者に、稟議申請を行っている校務について尋ねたところ(複数回答)、「物品購入・管理(パソコン、ITシステム、文房具)」が56.8%、「出張申請」が52.6%と、多くの職員が物品購入・管理、出張申請などの稟議申請を行っていることがわかった。

あなたが稟議申請を行う校務について教えてください

 稟議申請を行っている校務にかかる、月あたりの合計作業時間を尋ねた質問では、「20時間以上」が20.9%、「15時間以上~20時間未満」が3.8%、「10時間以上~15時間未満」が10.3%と、35.0%の職員が稟議申請に月10時間以上の作業時間を費やしている。

校務への月あたりの合計作業時間を教えてください

 承認作業や承認依頼の方法としては、「紙」(65.8%)がもっとも多かった。

校務の承認作業や承認依頼は、主にどのような方法で行っていますか。最も当てはまるものをご選択ください

 「紙」で承認作業や承認依頼を行っている人に、承認作業や承認依頼を「紙」で行うことの課題を尋ねたところ(複数回答)、「承認までのスピードが遅くなる」という意見が79.9%に達している。

承認フローをこの方法で行うことへの課題を教えてください

 そのほか、承認作業や承認依頼を「紙」で行うことの課題については、「勤務地が大学であるため、承認者の数が多く、また教員が毎日出勤しているわけでもなく、時間のロスが多い」「稟議書の保管がめんどう」「保管に場所を取る」「印鑑決裁しなければならない」「どこで滞っているのかがわからない。あと、すべての決裁者を終えた後で、起案担当者が内容の一部を無断で差し替えることが可能になっている」といった意見が寄せられた。

 「紙」による承認作業や承認依頼に課題があると答えた人に、承認作業や承認依頼を電子化してほしいかを尋ねた質問では、「システム化・電子化を強く希望する」「システム化・電子化を希望する」を合わせた回答が85.6%に達している。

校務がワークフローシステム等で電子化になってほしいと思いますか

 承認作業や承認依頼の電子化を希望する人に、システム化・電子化によってどの程度の業務削減が可能かを尋ねたところ、「50%以上」が13.7%、「40%~50%未満」が8.4%、「30%~40%未満」が14.7%と、36.8%の職員がワークフローのシステム化で30%以上の業務を削減できると考えていることが明らかになった。

システム化・電子化によってどの程度業務の削減ができると思いますか

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