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ミニ集会を開こう! 多くのメンバーの日程を調整する便利な方法は?

誰でもできる! 1から始めるコミュニティづくり 第3章

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2021/11/05 07:00

 学校の先生による、地域や職場を越えたコミュニティ活動をご存じですか? さまざまな立場の方が参加するコミュニティでは、実践の共有ができ、より面白く楽しい学びを生み出す可能性が広がります。本連載では、教員コミュニティMIEE Talks@Admin.代表の関口あさか先生による、コミュニティ運営のポイントをお届けします。前回は、同じ志を持つ仲間の集め方について紹介しました。今回は第3章として「コミュニティの集まりを開く際に、日程を調整する便利な方法」をお伝えします。(編集部)

はじめに

 第1章と第2章では、「仲間の集め方」をテーマに書いてきましたが、今回からは仲間を集めて活動をスタートさせる上で大事なポイントやコツを、お伝えできればと思います。今回は「みんなで予定を合わせて会う」おすすめの方法や、日程調整便利サービスをご紹介します。これからコミュニティ運営をスタートさせる方のご参考になれば幸いです。

まずは顔合わせで親睦を深めよう

 メンバーが集まったら、早速メンバー同士の集会を開いてみましょう!定期的に顔を合わせることによって仲間意識を高めることにつながりますし、親近感も湧いてきます。また、メンバーの新たな一面やいい意味での第一印象とのギャップを感じることもできます。

オンラインで集会を開こう!
オンラインで集会を開こう!

対面で会う

 現在はコロナ禍でなかなか難しいですが、対面で会って話し合うことが一番おすすめです。話し方や相手の雰囲気、ちょっとした世間話をしやすいのも、対面のメリットだと感じています。コロナ禍前は、居酒屋やカラオケボックス、主催するセミナー会場などに集まって定期的にメンバー同士で会っていました。

オンラインで会う

 今はこの方法が主流かと思います。MIEE TalksはMicrosoft TeamsかZoomを使用してオンラインミーティングをしています。オンラインで会う一番のメリットは「移動時間」を短縮できることです。そのため、遠方に住む人とも手軽にミーティングをすることが可能で、MIEE Talksも日本全国の先生がオンラインでミーティングに参加しています。

多くの人の日程を調整する便利なサービス(1)

 30人以上が在籍するMIEE Talks@Admin.は、イベントの開催日やそれに向けたミーティングなどで「多めの人数を対象とした日程調整」を定期的に行っています。一人ひとりと連絡を取り合って調整するのは、非常に大変です。その際に便利なのは、オンラインで日程を調整できる無料のサービスです。以下の理由からこのオンラインサービスでの調整方法をおすすめしています。

  1. 誰でもすぐに無料で日程調整アンケートを作成できる
  2. 誰がいつ空いているのか一目でわかる
  3. 最も都合がいい日(一番多くの人が予定が合う日)が一目でわかる

 飲み会の日程調整にも活用できます。今回は2つほどおすすめのサービスをご紹介します。

伝助

 個人的には手軽さNo.1だと感じます。以下のリンクから登録ができます。

おすすめポイント

  • 事前にアカウント登録が必要ない(ここが最大の魅力)
  • スマホでもパソコンからでも登録できる
  • URLを知っている人なら、リアルタイムで誰がどの日に都合がつくのかわかる

活用方法

 試しに予定をつくってみました(図1)。以下のステップでイベントを作成します。ぜひ参考にしてください。

アンケートの作成手順

ステップ(1):イベント名を入力

 どのような打ち合わせをするかタイトルを入力します。

ステップ(2):打ち合わせをしたい候補日を入力

 左のカレンダーの日付をタップすると、自動的に日付が入力されます。時間は自分で入力する必要があります。

ステップ(3):イベント説明文を入力

 ミーティングの内容を記載しておくと、参加する人が見通しを持って参加できるのでおすすめです。

図1:イベント新規作成画面
図1:イベント新規作成画面
ステップ(4):回答の選択肢を選ぶ

 おすすめは、かなり先の日程を調整する場合は「〇△×から選択」を、来週など近い日程を調整する場合は「〇×から選択」を選ぶことをおすすめします。△が選択肢にあることによって、「予定は入ってないんだけど、その時間は子どものお昼ご飯をつくる時間だからもしかしたら遅れて参加することになるかも」といった気持ちを△に乗せてアンケートに答えることができるので、私は「〇△×から選択」を選ぶことが多いです。

 ちなみに「メールアドレス」と「パスワード設定」は必須ではなく、入力しなくても作成できます。

ステップ(5):入力内容を確認して「次に進む」ボタンをクリック
図2:入力内容を確認
図2:入力内容を確認
ステップ(6):最終確認をして「イベントを作成する」をクリック
図3:イベントを作成
図3:イベントを作成
ステップ(7):URLをメンバーにシェアして入力してもらう

 図4のオレンジの「コピーする」ボタンをクリックすると、URLがコピーされます。このURLをメールやメッセージアプリのメッセージに貼り付けるなどして、メンバーにシェアし予定を入力してもらいましょう。

図4:URLはコピーできる
図4:URLはコピーできる

メンバーがアンケートに回答する方法

 シェアしたURLをクリックすると、以下のような画面(図5)になります。

図5:アンケートの回答画面
図5:アンケートの回答画面
ステップ(1):名前を入力する

 自分の名前を入力します。誰が誰だかわからなくなるので、以下のように本名を入力してもらうといいと思います(図6)。入力したら「新規追加する」をクリックします。

図6:名前を入力して新規追加
図6:名前を入力して新規追加
ステップ(2):日程を入力する

 図7のように、日程を入力します。コメント欄に申し送り事項を書くこともできます。入力し終えたら「登録する」をクリックします。

図7:日程を入力
図7:日程を入力

 登録されると、以下のように自分の名前と予定が記載された画面(図8)になります。このように、一目で「10月26日(火)21:00」が最もみんなの予定が空いている日だと確認できます。

図8:全員の予定を一目で確認できる
図8:全員の予定を一目で確認できる

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著者プロフィール

  • 関口 あさか(セキグチ アサカ)

     埼玉県立特別支援学校さいたま桜高等学園 教諭、「MIEE Talks@Admin.」代表、マイクロソフト認定教育イノベーター(MIEE)2016-2021、マイクロソフトからMicrosoft Innovative Educator Fellowに選ばれた日本の先生6名のうちの1人。  Goog...

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