AvePoint Japanは、「Microsoft 365」をより安全・簡単に運用するためのツール「AvePoint Cloud Governance」および「AvePoint Policies ＆ Insights」が琉球大学に導入されたことを3月26日に発表した。この導入により、琉球大学は「Microsoft Teams」活用環境下でのクラウドデータの権限管理や期間無制限のログ蓄積も実現したことによって、最小限の人員での最適な運用管理体制を構築し、学内外コミュニケーションが活性化している。
琉球大学は2015年10月に「Microsoft 365」（旧Office 365）の学内提供を開始した。新型コロナウィルス感染症の影響が深刻となった2020年には、大学内および大学と学生間のコミュニケーション手段として、新たに「Microsoft Teams」も活用している。
「Microsoft Teams」は、リモート授業をはじめ学内の学会活動や学生のサークル活動などにも積極的に活用された一方で、ユーザーが自由に「Microsoft Teams」内でチームを作れる状況だったため、無尽蔵に作成された「Microsoft Teams」内のチームや、データの管理が煩雑になっていた。
このような状況は、管理面やセキュリティ面でのリスクにつながる懸念があることから、チーム作成については申請制への移行が必要となった。さらに、より長期間のログ収集・管理と「Microsoft Teams」管理の両方が可能で、教育機関に特化したMicrosoft製品にも対応可能な「AvePoint」製品の導入が決定している。
2023年10月には「AvePoint Cloud Governance」と「AvePoint Policies ＆ Insights」が導入され、使われていないチームの自動棚卸しやゲスト管理を行い、申請制への移行が完了した。とりわけ「AvePoint Policies ＆ Insights」の導入によって、機密情報が含まれるファイルへのアクセス状況や、ゲストユーザーの活動状況のリスク分析ができるようになり、一時的に招待された後で消し忘れた「ゴーストゲスト」の自動検出と削除を実現している。
あわせて、期間無制限のログ蓄積が可能になったことで、学内だけでなく学外とのコミュニケーションでも「Microsoft Teams」の安全な使用が確保された。
同学では、限られたスタッフ数でも適切なMicrosoft 365の運用管理ができるようになったことから、学内外で「Microsoft Teams」を効果的に使用する計画を進めているという。
「AvePoint Cloud Governance」は、「Microsoft Teams」の安全・便利な管理を可能にするツールで、「Microsoft Teams」管理のベストプラクティスをあらゆる組織で実現する。
「AvePoint Policies ＆ Insights」は、Microsoft 365テナント全体を網羅したセキュリティレポートをシンプルな操作で生成できるSaaS。Microsoft 365環境をモニタリングすることによって、「機密データにアクセスできるのは誰か」「機密データにアクセスしたのはどのユーザーか」「脅威となる危険性のある外部ユーザーが存在しないか」といった重要な問いに、直ちに答えを出せるようになる。
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